Beslutningsreferat Aarup menighedsråd 4. maj 2021

Beslutningsreferat menighedsrådsmøde d. 4. maj 2021

Aarup menighedsråd

 

Tilstede: Morten Alm, Peter Poulsen, Maj Olsson, Marianne Bank Fogh, Maria Bejer Clausen, Leif Rothe Rasmussen, Rikke Knudsen, Rikke Lundvald.

Afbud: Per Hansen, hvorfor Rikke Lundvald indtræder som stedfortræder.

Gæst: Niels Vestergaard, Per Veber

 

  1. Godkendelse dagsorden: Godkendt 
  2. Referent: Rikke Knudsen og Marianne Bank Fogh
  3. 3.     Meddelelser
    1. Formand/næstformand: Provstiudvalgsvalg til efteråret. P-skilte til graverhusets parkeringsplads. Næstformand foreslår projektørlys på siloen, - en ide man vil arbej-de videre med. 
    2. Kasserer/regnskabsfører: Kvartalsrapport 01.01.21-31.03.21 gennemgået, god-kendt og underskrevet. 
    3. c.     Præster: Meddelelser gennemgået.
    4. Kirkeværge: Skiltning sognehus, - kontakt til kommunen. Internet installeret.
    5. e.     Kontaktperson: Kontrakt underskrevet. Fysisk APV lavet.   
    6. Byggeudvalg: Afslutning, - enkelte mangler som der følges op på, - Per Hansen. Husudvalg: Peter Poulsen, Per Hansen, Per Veber, Rikke Knudsen. 
    7. 5.     Indvielse af sognehuset: dato sættes næste møde.  
    8. Personaleudvalget: nyt om kirkegård/graverfunktion. Ny opmåling, samt møde med Anne Monk, Fyens stift.
    9. 7.     Markedsføringsudvalget: Facebookgruppen ændres til FB-side. Kirkebladet nedlægges og erstattes med annonce.
    10. 8.     Valg til provstiudvalget efteråret: Se formandens meddelelser
    11. Konfirmationsudvalg: Peter, Niels, Morten, Marianne, Leif.  
    12. 10.  Datoer for møder efterår 2021: datoer sættes næste møde.
    13. Eventuelt: Næste møde 31. maj. Æbletræer plantes, - der indhentes pris på græsplæne.
    14. 12.  Godkendelse af beslutningsreferat fra mødet

 

Beslutningsreferat Aarup menighedsråd marts 2021

Beslutningsreferat Aarup menighedsråd. 

Torsdag d. 25 marts 2021, afholdt via Teams.

Tilstede: Leif Rothe Rasmussen, Peter Poulsen, Per Hansen, Maj Olsson, Maria Bejer Clausen, Morten Alm, Rikke Knudsen, Rikke Lundvald.

Gæst: Niels Vestergaard

Godkendelse dagsorden: Godkendt – Marianne Bank Fogh har meldt afbud, - suppleant Rikke Lundvald indtræder i stedet. Leif Rothe Rasmussen forlod mødet kl. 19.30, hvorefter Per Veber indtræder som suppleant.

 

  1. Referent: Rikke Knudsen Beslutningsreferat
  2. Meddelelser: 
  1. Formand/næstformand: De er i gang med at lægge fliser og planere udenfor  Sognehuset, - det vil blive færdig før påske.

                                               i.     Info fra kursus for formand og næstformand: Kirkegårdsudvalget består af menighedsrådet minus kirkeværgen.

  1. Kasserer/regnskabsfører: 

Kasserer: Elmåler skiftes primo april. IM og Danbolig har aftale med Maria Bejer Clausen om rundvisning. 

Regnskabsfører: Vedtægt for valgt kasserer er udarbejdet – godkendt af menighedsrådet. Regnskabsinstruks udsendt, - beløbsgrænser for enkeltkøb er nedskrevet – godkendt. Årsregnskab for 2020 med følgende stempel: ”Årup Sogns Menighedsråd, CVR-nr. 62380810, Regnskab 2020, Afleveret d. 23-03-2021 18:59” er godkendt

 

  1. Præster:
  • Konfirmandtilmelding begyndt for 2022, - tre klasser, håber på 3X2 morgentimer. Der er sendt meddelelse ud på Aula, - tak til Aarupskolens sekretær herfor.
  • Gudstjenesternes og kirkelige handlingers varighed: 30 minutter, kun salmesang ved kirkesanger. Vi veksler mellem solosang og instrumentalt, - fungerer fint. 
  • Siden før jul har der været mange begravelser og bisættelser, samt urnenedsættelser, - vi har haft travlt
  • Gudstjenesteplan for april-maj udsendt, - udarbejdet efter de nuværende restriktioner PT med 30 minutters gudstjenester.
  • 10-12 dåb i ”venteposition”, - agter at afholde de fleste udendørs når muligt for restrik-tionerne.
  • Udendørs bisættelser og begravelser: har fungeret godt på kirketorvet, trods kulden. Ved disse kan der samles 50 personer og der kan synges.
  • Oprydning og nedpakning i Sognelokalerne: Elisabeth, Kuno og Rikke er godt i gang, - stort arbejde, - meget bliver kørt væk.
  • Genåbningsplan udarbejdet med personalet, - et rigtigt godt samarbejde!
  • Organistens musikbudget godkendt.
  • Aftale indgås om blomster på alteret med Meny.
  1. Kirkeværge: Det årlige syn aftales med bygningssagkyndige, Jørn Egeskov og Rikke Knudsen. Udfordringer med affald på kirkegården. Kirkeværge tager dialog med Jørn Egeskov om diverse opgaver. 
  2. Kontaktperson: APV arbejde: fysisk møde efter påske. Jesper begynder på kirkegården efter påske efter aftale.
  1. Godkendelse af årsregnskab 2020: Udsendt årsregnskab 2020. Årsregnskab 2020 er godkendt. 
  2. Byggeudvalg: 
  • Poul Edvard har været med i byggeprocessen som tilsynsførende, - der afholdes endnu et møde inden den endelige overtagelse af Sognehuset. TDC leverer internet installeret inden indflytning. Udvalget mødes inden påske. Adressen bliver Kirkegade 5A. 
  • Husudvalg: Skiltning til Sognehuset, - Per Hansen tager kontakt til kommunen om skiltning. Udvalg nedsættes på næste måned. 
  1. Aktiviteter efterår 2021: Kort gennemgang af genåbningsplan, - se bilag. Menighedsrådet indstiller til organisten at der oprettes et aftenkor tirsdage kl. 19.00-20.30, - opstart august måned. 
  1. Visionsdag d 19 juni: Maria sender invitation ud til kl. 9.00, - slutter senest kl. 15.00. Formanden tager sig af forplejningen.
  2. Hvordan kommer vi i gang med arbejdet i div udvalg, så vi er klar når vi åbner igen:
    1. Aktivitetsudvalg: venter til efter visionsdag
    2. Markedsføringsudvalg: afholder møde
    3. Personaleudvalg: afholder møde
    4. Konfirmationer udvalg: tages op på næste møde d. 4. maj.
  3. Flyttedag menighedsudvalget: Aflevering af sognehuset d. 15. april. Flyttedag lørdag d. 17. april: Niels, Rikke, Per Hansen, Maria, Peter, evt. Per Veber. Vi mødes kl. 9.00 i det nye hus. Søndag d. 11. april nedpakning af sognelokaler kl. 9.00, - Morten, Per V, Per H, Peter, - der sørges for flytteklasser.
  4. Næste møde 4 maj, mødet begynder kl. 18.30.
  5. Eventuelt: intet at bemærke

 

 

 

Beslutningsreferat Aarup menighedsråd d. 12. januar 2021

Tilstede: Morten Alm, Peter Poulsen, Leif Rothe Rasmussen, Per Siggård Hansen, Marianne Bank Fogh, Maj Olsson, Maria Bejer Clausen, Rikke Knudsen

Gæster: Per Veber, Rikke Lundvald, Niels Vestergaard

Mødet blev afholdt over Teams fra kl. 19.00-21.00

  •  Godkendelse dagsorden: Tilføjelse dagsorden: Anmodning fra Aarup børnehave:
  • Referent: Marianne Bank Fogh
  • Referat/beslutningsprotokol; - hvilken form internt/eksternt: Marianne Bank Fogh skriver internt referat og Rikke Knudsen skriver, i samarbejde med Marianne Bank Fogh beslutningsprotokol..
  • Meddelser:

Formand/næstformand: Intet at bemærke

Kasserer/regnskabsfører: Godt samarbejde mellem kasserer og regnskabsfører. Det endelige regnskab 2020 er ikke endeligt færdigt.

Præster: God december, trods restriktioner. Optagelser af julegudstjenesterne. Nye retningslinjer og restriktioner for afholdelse af gudstjenester, - opdateret 6. januar 2021. Konfirmandtilmelding 2021-2022 påbegyndt. Konfirmandundervisning afholdes igen når skolerne genåbner. Voksenkor, Syngepiger og Babysalmesang begynder igen når restriktionerne finder det muligt. Om muligt optages lysgudstjeneste i februar måned, - organist og præst arbejder videre hermed.

Kirkeværge: Møde med graverne angående evt. flytning af affaldsstakken.

Kontaktperson: Menighedsrådet er obs. på hjælp ved begravelser og bisættelser i forbindelse med restriktioner og retningslinjer. Medarbejdermøde udsættes til bedre tider.

  • Byggeudvalg: Poul Edvard som byggesagkyndig de kommende måneder på byggeriet. Spær opsat, Ventilationsanlægget sættes på loftet. Grundet restriktioner og retningslinjer afholdes et lille rejsegilde for håndværkere og personale. 
  • Juleaftensudvalg: God forberedelse, trist at det ikke blev en realitet.
  • Aktivitetsudvalg: Intet at bemærke
  • Markedsføringsudvalg: Intet at bemærke
  • Personaleudvalg: Intet at bemærke
  • Visionsdag: Udsættes til d. 19. juni 2021.
  • Urnenedsættelser: Vi følger kirkegårdsvedtægterne.
  • Konfirmationer 2021: Punktet drøftet
  • Anmodning fra Aarup Børnehave: Punktet drøftet
  • Eventuelt: Kurser, - tilmelding fælles.

 

Referat af Menighedsrådsmøde d. 17. november 2020

Menighedsrådsmøde d. 17. november 2020

Til stede: Per Siggård Hansen, Rikke Knudsen, Leif Rothe Rasmussen, Peter Poulsen, Morten Alm, Maj Olsson, Marianne Bank Fogh, Rikke Lundvald

Afbud: Maria Bejer Clausen, Pia Maibritt Hansen (suppleant)

Gæster: Niels Vestergaard, Per Veber, John Vestergaard

Referent: Marianne Bank Fogh

1. Godkendelse af referat

Referatet fra mødet d. 8. oktober blev godkendt.

Menighedsrådsløftet og konstitueringsdokument blev underskrevet og godkendt. Se herunder:

Konstituering 2020-2021:

  • Valg af Formand: Peter Poulsen
  • Valg af Næstformand: Leif Rothe Rasmussen
  • Valg af Kirkeværge: Per Siggård Hansen
  • Valg af Kasserer: Maria Bejer Clausen
  • Valg af Regnskabsfører udenfor menighedsrådet: Niels Vestergaard
  • Valg af Sekretær: Marianne Bank Fogh
  • Valg af Kontaktperson: Maj Olsson
  • Valg af Bygningssagkyndig udenfor menighedsrådet: Poul Edvard
  • Valg af Underskriftberettigede: Peter Poulsen og Maria Bejer Clausen
  • IT-ansvarlig: Morten Alm

 

  • Aktivitetsudvalg: Morten Alm, Per Veber, Rikke Lundvald, Elisabeth Koch
  • Kirkegårdsudvalg: Hele menighedsrådet
  • Præsteboligudvalg: Per Siggård, Peter Poulsen
  • Valgbestyrelse: Morten Alm, Maj Olsson, Rikke Knudsen
  • Valg af Formand for valgbestyrelse: Morten Alm
  • Byggeudvalg: Maj Olsson, Niels Vestergaard, Per Siggård (formand), Morten Alm, Maria Bejer, Peter Poulsen.
  • Markedsføringsudvalg: Rikke Lundvald, Maria Bejer Clausen, Morten Alm, Marianne Bank Fogh.
  • Personaleudvalg: Maj Olsson, Leif Rothe Rasmussen, Rikke Knudsen

 

2. Meddelelser fra formanden.

Konstituering scannes og sendes efter aftale med provst Ole Hyldegaard Hansen til Assens provsti. Rikke Knudsen indtaster konstitueringen i Valgprogrammet d. 30. november.

Overdragelse d. 15. november 2020 fra formand Jan Julin til Leif Rothe Rasmussen og Peter Poulsen. Stor tak til Jan Julin for det hidtidige arbejde som formand.

Der ligger bagsten/gravsten, som ikke må smides væk. Kirkeværge Per Siggård Hansen afholder møde med tidligere formand Jan Julin for nærmere info.

Julegaver til alle menighedsrådsmedlemmer, samt personalet uddelt.

Rikke Lundvald og Rikke Knudsen: administratorer af Aarup kirkes facebookside fremadrettet.

3. Regnskabsførerens gennemgang.

Budget 2021 forelagt og godkendt af menighedsrådet.

Nuværende menighedsråd fra 29. november 2020 aflægger regnskab for det tidligere menighedsråd 2016-2020. Regnskabet 2020 afgives til provsti og stift.

Ført til protokol: Menighedsrådet godkender budgettet for 2021 med følgende stempel. Aarup Sogns Menighedsråd, CVR-nr. 62380810, Budget 2021, Endelig budget afleveret d. 16.11.2020 11:43.

Formand Jan Julin godkender fakturaer indtil 29. november 2020 – herefter er det Maria Bejer Clausen som godkender som valgt kasserer. Regnskabsfører og kasserer afholder kort møde om fremtidig forretningsgang.

4. Præsterne

Det nye kirkeblad december 2020-marts 2021 udkommer fælles for pastoratet d. 29. november.

Ni læsninger d. 6. december kl. 16.00 i Aarup kirke, samt udsendes på FB-siden.

Julekrybbespil: afholdes på Industrien d. 9, 10 og 11 december, - i alt 4 ”forestillinger” efter aftale med de gældende Coronaregler.

Skolejul: afholdes d. 18. december kl. 10.00 og 10.30 uden sang i Aarup kirke, - syngepigerne deltager, - tovholdere Per Veber og Rikke Knudsen.

Luciadag d. 13. december markeres med optagelse af syngepigerne, det sendes på Holmely, på kirkens FB-side og på hjemmesiden.

Lindebjergjul: Voksenkoret synger julesange og Rikke Knudsen fortæller en julefortælling, - der optages i Aarup kirke først i december måned.

Børnejul afholdes d. 23. december kl. 11.00 i Aarup kirke – plads til 60 kirkegængere uden sang, - Syngepigerne medvirker.

Traditionel julegudstjeneste kl. 14.00 afholdes i Aarup kirke d. 23. december, - uden sang 60 kirkegængere, således de, der ønsker at komme i kirkens rum ved juletid, har mulighed herfor.

”Syng julen ind”: 20. december kl. 14.00, - trompet medvirker, Kuno Ringer synger Christmas Carols og julesang, organist Elisabeth Koch spiller og Rikke Knudsen fortæller en julefortælling. Tilmelding via ”Billetto”.

Ønske fra borger om, at Aarup kirke er åben d. 24. december. – menighedsrådet kan desværre ikke imødekomme dette ønske praktisk grundet rengøring, aflåsning, opsyn m.m. – det blev besluttet at der i stedet tændes elektrisk lys i kirken, dog vil Aarup kirke vil være aflåst hele dagen d. 24. december – alle kirkegængere er dog meget velkomne til julegudstjenesterne i Aarup Fritidscenter.

Konfirmationer 2021: Forskellige løsningsforslag for en god og sikker afholdelse af forårets konfirmationer undersøges, hvorefter der snarest meldes ud til konfirmanderne og deres familier, så de har mulighed for at planlægge. Rikke Knudsen skriver ansøgning til provstiet på menighedsrådets vegne.

Rune Herholt: konfirmandgospel d. 21. marts 2021 – arrangementet bestil i foråret 2020, men muligheder for alternativ koncert undersøges, - Rikke Knudsen forespørger Rune Herholdt om alternativ løsning.

Koncert Aarup kirke d. 22. november kl. 15.00 – Peter Poulsen møder op og takker de optrædende.

5. Kirkeværge:

Møde med Assens kirkegårde om evaluering d. 13 november: Kirkeværge, kontaktperson og præst deltog. Aftalen med Assens kirkegårde forlænges til 31. august 2021 – kirkeværgen orienterer Jørn Egeskov herom. Begge parter forventningsafstemte på mødet og nye ideer blev drøftet, -  herefter skal disse undersøges ved besigtigelse.

Personaleudvalget vil først i 2021 undersøge omkostninger ved evt. oprettelse af ny graverstilling contra fortsættelse af aftale med Assens kirkegårde – udvalget udarbejder et oplæg til senere drøftelse i menighedsrådet forår/sommer 2021.

6. Kontaktperson:

Maj Olsson afholder første personalemøde med kirketjener, organist og kirkesanger d. 18. november. Først i 2021 afholdes APV og MUSsamtaler i samarbejde med kontaktperson Lotte Næsted i Rørup menighedsråd.

Der er udarbejdet en beredskabsplan for Aarup kirke i forhold til den givne Coronasituation, - jf Kirkeministeriets udmelding d. 26. oktober 2020.

7. Byggeudvalg

Byggefirma PJ-huse har meddelt pr. mail, at de mandag d. 23.november påbegynder murerarbejdet, - forventeligt murerarbejde færdigt uge 3 2021.  Niels Vestergaard afholder overdragelsesmøde om byggeriet med formand Jan Julin inden 29. november, således menighedsrådets byggeudvalg fremadrettet står som ansvarlige herfor. Per Siggård Hansen indkalder, som formand for byggeudvalget, til kommende møder i januar 2021.

8. Juleudvalg

Julegudstjenester d. 24. december kl. 13.00 og 15.30 i Fritidscenteret: Der annonceres på facebook mht. tilmeldinger via Billetto, ligeledes annonceres gudstjenesterne i det kommende kirkeblad, samt udsendes en pressemeddelelse – Rikke Lundvald er tovholder på formidlingen. Per Siggård Hansen er tovholder på ”tilmelding via Billetto”

9. Årshjul

Den kommende december måned kommunikerer menighedsrådet via mail, messenger og telefon i tilfælde af presserende opgaver. Juleaftensudvalget afholder møde via internettet d. 24. november. Per Siggård Hansen indkalder via mail.

Kommende menighedsrådsmøder, første halvår 2021:

Der er aftalt følgende møder det kommende halve år:

Tirsdag d. 12. januar kl. 19.00 i sognelokalerne - menighedsrådsmøde

Lørdag d. 6. februar – Visionsdag + menighedsrådsmøde kl. 9.00 – slutter senest kl. 14.00. Maria Bejer Clausen laver oplæg til dagen.

Torsdag d. 25. marts kl. 19.00 – menighedsrådsmøde, samt drøftelse af budget 2022.

Tirsdag d. 4. maj kl. 18.00, -  derefter Befrielses gudstjeneste kl. 21.00 i Aarup kirke – menighedsrådsmøde.

Torsdag d. 3. juni kl. 19.00 – menighedsrådsmøde.

I løbet af 1. halvår 2021 afholder de forskellige udvalg møder, - dette aftales i udvalgene.

 

10. Eventuelt

De 9. læsninger: menighedsrådet mødes i Aarup kirke kl.15.45 d. 6. december – fotografering af det nye menighedsråd til Aarup folkeblad, hjemmesiden og FB.

Der er OK filmlærred i Sognelokalerne, som opstilles til ”de 9 læsninger”. Hjælp til opstilling af højtalere og projektor, - gerne d. 5. december – lyd- og lysprøve. Hvem kan hjælpe hermed?

Kort gennemgang af internetadgange for menighedsrådet, bla. www.menighedsraad.dk, samt DAP – Den Digitale Arbejdsplads – husk login med NEM-ID fre d. 29. november 2020 – meget informativ og brugbar hjemmeside til de kommende arbejdsopgaver i menighedsrådet.

Orientering om brug af Menighedsrådsforeningens kommunikation via DAP. Morten Alm vil, som IT-ansvarlig, undersøge mulighederne nærmere, samt tage en snak med kordegn Kuno Ringer herom.

Desværre kan Aarup Private Børnehave ikke længere benytte lokaler i Sognelokalerne, da det kræver ekstra rengøring, ligesom konfirmanderne også benytter lokalerne i undervisningen. Menighedsrådet håber at det, med tiden, igen kan hjælpe børnehaven med at løse deres pladsproblemer.

Mødet sluttede kl. 21.00